Privacy beleid
PRIVACYVERKLARING VAN DE CHRISTELIJKE ORATORIUM VERENIGING VEENENDAAL
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die de Christelijke Oratorium Vereniging (hierna: COV) verwerkt van haar leden, projectleden, dirigent, repetitor en donateurs.
Indien u lid wordt van de COV, of om een andere reden persoonsgegevens aan de COV verstrekt, geeft u uitdrukkelijk toestemming om uw persoonsgegevens in lijn met deze privacyverklaring te verwerken.
Wij adviseren u om deze privacyverklaring door te lezen en te bewaren voor uw eigen administratie.
1. Verantwoordelijke
Verantwoordelijke voor de registratie van de persoonsgegevens is het bestuur van de COV, gevestigd te Veenendaal, KvK nummer 40478115. De secretaris is als functionaris gegevensbescherming belast met de digitale verwerking van deze gegevens.
De ledenadministratie is bereikbaar via info@oratoriumvereniging.nl
2. Welke gegevens verwerkt de COV en voor welk doel
2.1 In het kader van uw lidmaatschap worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:
a) voor- en achternaam, voorletter(s), geslacht
b) adresgegevens, eventueel postadres
c) telefoonnummer(s), e-mailadres(sen), bankrekeningnummer(s)
d) overige persoonskenmerken die benodigd zijn voor onze vereniging, zoals bv stemsoort
e) ingangsdatum en beëindigingsdatum lidmaatschap
2.2 De COV verwerkt de in sub 2.1 genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
a) naam en e-mailadres worden gebruikt voor het doorgeven van wezenlijke zaken die de leden van de COV moeten weten. Ook na opzegging worden deze gegevens digitaal bewaard om u uit te nodigen voor projecten of om andere interessante zaken met oud-leden te delen. Versturen van e-mails gebeurt uitsluitend in BCC.
b) Adresgegevens worden gebruikt voor het meeleven met onze leden in vreugdevolle en verdrietige tijden.
c) naam en bankrekeningnummer worden gebruikt om betalingen en ontvangsten nauwkeurig te beheren.
3. Wijze van bewaren en bewaartermijnen
De COV verwerkt en bewaart uw persoonsgegevens uitsluitend digitaal. Uw persoonsgegevens worden tot een half jaar na beëindiging van het lidmaatschap bewaard. Naam en e-mailadres blijven opgeslagen in het adresbestand van Outlook.
4. Beveiligingsmaatregelen en verwerkers
4.1 Ter bescherming van uw persoonsgegevens heeft de COV passende technische en organisatorische maatregelen getroffen. De persoonsgegevens op de
website kunnen worden gewijzigd/verwijderd door de secretaris, tweede secretaris en penningmeester. De persoonsgegevens op de website zijn alleen
te raadplegen door leden en worden afgeschermd door gebruikersnaam/wachtwoord. Het ledenbestand in Excel is alleen aan te passen door de
secretaris. Van de USB-stick waarop de gegevens worden bewaard, wordt regelmatig een kopie gemaakt op een externe harde schijf van de secretaris
privé.
4.2 Wanneer onverhoopt een datalek optreedt, wordt dit door de voorzitter gemeld bij Meldpunt Autoriteit Persoonsgegevens.
4.3 Voor de verwerking van de gegevens op onze website maakt de COV gebruik van diensten van derden, de zogenaamde verwerker. Met de verwerker
hebben wij een verwerkersovereenkomst.
5. Inzagerecht, verwijdering en vragen, klachten
5.1 Leden hebben na het inloggen op de ledenpagina op de website van de COV de mogelijkheid de pasfoto, naam, adresgegevens en het e-mailadres van
henzelf en mede-koorleden te bekijken.
5.2 Via de ledenadministratie van de COV kunt u een verzoek indienen om uw persoonsgegevens in te zien, te ontvangen, te laten wijzigen of te laten
verwijderen. De COV zal uw verzoek in behandeling nemen en u hierover informeren. Vragen over persoonsgegevens van een ander dan de aanvrager
worden niet in behandeling genomen.
5.3 Indien u klachten hebt over de wijze waarop de COV uw persoonsgegevens verwerkt of uw verzoeken behandelt, kunt u contact opnemen met de
functionaris gegevensbescherming.
5.4 Eventuele andere vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring kunnen worden gericht aan onze ledenadministratie via
6. Inzage privacyverklaring/wijzigingen
Deze privacyverklaring is via een link op de website in te zien of op te vragen bij de functionaris gegevensbescherming.
Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd. De wijzigingen worden via e-mail en via deze website bekend gemaakt.
